UNIDAD I.
INTRODUCTORIA
1. TERMINOLOGÍA BÁSICA:
Dato:
- Mínima unidad de información
- Son representaciones abstractas de hechos (eventos, ocurrencias o transacciones) u objetos (personas, lugares, etc.) de la realidad
- Características que definen sucesos o características de algo
Información:
- Conjunto de datos que poseen significado
- Conjunto de datos que son sometidos a un procesamiento y están ubicados en un contexto determinado, para adquirir significado
- Cuando los datos se ordenan en un contexto adecuado por medio de un procesamiento, adquieren significado y proporcionan conocimiento sobre los hechos u objetos que lo originan, transformándose en lo que se denomina información
Sistema:
- Conjunto de elementos o partes que están interrelacionados y son interdependientes, que se agrupan para cumplir un objetivo, propósito o fin
- Grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionan independientemente.
Sub-sistema: es un sistema de otro sistema
Suprasistema: es el subsistema mayor que agrupa a otros sistemas y subsistemas. Ejemplo: El universo
Sistema de Información:
Existen diversidad de definiciones en relación a los sistemas de información, las más importantes en orden cronológico son las siguientes:
- EMERY, J. (1969): establece que “el sistema de información dentro de una organización juega un papel análogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación y transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la coordinación...”
- DAVIS, G. (1974): conceptualiza el sistema de información como “...un sistema hombre-máquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización”
- STRATER, F y BURCH, J. (1974): lo definen como “un ensamblaje formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para (a) satisfacer los requerimientos de procesamiento de datos (b) proporcionar información a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones y (c) proporcionar una variedad de reportes que sean requeridos para entes externos.”
- SEEN, J.(1978): “sistema basado en el computador que procesa datos, en forma tal que pueda ser utilizado por quien los recibe para fines de toma de decisiones... es un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y futura (proyecciones) relacionada con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización”.
Aspectos claves de sistemas:
Al pensar en un sistema se debe considerar los siguientes aspectos:
- Un sistema es más que la suma de sus partes, debe ser visto como un todo.
- Para que un sistema se considere como tal, debe tener límites que lo separen del medio ambiente.
- Si un sistema abierto ha de sobrevivir debe al menos alcanzar un estado en el que consuma suficientes insumos de su medio ambiente, para compensar sus productos, más la energía y materiales usados en la operación del sistema. A esto se le denomina Homeostasis dinámica.
- Todos los sistemas deben tener retroalimentación
- Todos los sistemas con excepción del universo son sub-sistemas
- Los sistemas tienden a ser más especializados conforme crecen
2. Ciclo de vida de un Sistema:
En la siguiente gráfica se observa que el ciclo de vida de los sistemas inicia con la etapa de Nacimiento, posteriormente el sistema entra en una etapa de crecimiento, luego una etapa de maduración, decaimiento y si no se reactiva el ciclo, el sistema puede desaparecer o entrar en desuso.
3. Clasificación de los sistemas:
a) Según su constitución
b) Según su naturaleza
c) Según la previsión de su comportamiento
d) Según su complejidad
a) Según su constitución:
a.1) Físicos o Concretos: son aquellos que pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño. Ejemplos: Equipos, cosas reales.
a.2) Abstractos: son aquellos compuestos por planes, hipótesis e ideas. Aquí los símbolos representan atributos y objetos y muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas.
Nota: Los sistemas físicos y abstractos se complementan. Ejemplo en un Centro de procesamiento de datos (equipos y programas).
b) Según su naturaleza:
b.1) Abiertos: Son aquellos sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente que los rodea, a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Son adaptativos, es decir para sobrevivir deben ajustarse constantemente a las condiciones del medio.
Este tipo de sistemas evitan el aumento de entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). A través de la interrelación ambiental, los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización.
b.2) Cerrados: Son aquellos sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Algunos autores dan esta denominación a sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la Termodinámica, según el cual: “una cierta cantidad de energía, llamada entropía tiende a aumentarse a un máximo”. Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física hacia un estado de máximo desorden. Ejemplos: Máquinas, equipos (sistemas estáticos).
c) Según la previsión de su comportamiento
c.1) Determinísticos: es aquel donde los efectos de una actividad se explican completamente en función de sus insumos. Son previsibles. Ejemplo: Presionar una tecla, sobre un teclado.
c.2) Probabilísticas o Estocásticos: son aquellos sistemas en los cuales los efectos de una acción varían aleatoriamente. Ejemplos: Juego de dados, Sistema de colas.
d) Según su Complejidad
d.1) Complejos simples: son sistemas sencillos. La relación entre las partes se puede describir sin dificultad.
d.2) Complejos descriptivos: son aquellos sistemas altamente elaborados y profundamente interrelacionados.
d.3) Hipercomplejos: son sistemas extremadamente complicados y no pueden ser descritos de manera precisa y detallada. Ejemplo: Cerebro humano, los sistemas cibernéticos.
A continuación se presenta un cuadro comparativo tomando en cuenta la clasificación expuesta anteriormente:
| Clasificación según su |
Sistema | Naturaleza | Complejidad | Comportamiento | Constitución |
Juego de dados | Cerrado | Simple | Probabilístico | Físico |
Molusco | Abierto | Simple | Probabilístico | Físico Abstracto |
Computador digital | Abierto | Descriptivo | Determinístico | Físico |
Programa | Abierto | Descriptivo | Determinístico | Abstracto |
Cerebro humano | Abierto | Hipercomplejo | Probabilístico | Físico Abstracto |
4. Componentes de un sistema de información
(1) Equipos: hardware (entrada, salida, procesamiento, almacenamiento y comunicaciones)
(2) Software: Software del sistema: (sistema operativo, sistema de manejo de base de datos,
editores, compiladores, utilitarios, entre otros) y Software de aplicación
(3) Bases de datos
(4) Personal: analista de sistemas, programadores, administrador de la base de datos, operadores, entre otros
(5) Procedimientos: manuales del sistema, de la base de datos y del usuario
- Componentes funcionales: los componentes funcionales agrupan una o más entidades en torno a una función básica del sistema de información.
(1) Subsistema de procesamiento de transacciones: este subsistema permite capturar, clasificar, ordenar y resumir los datos originados por las transacciones.
(2) Subsistema de Administración de datos: los datos originados por las transacciones deben almacenarse en medios apropiados, por ejemplo: bases de datos y archivos. Así como también ejecutar operaciones para el mantenimiento y actualización de los medios de almacenamiento.
(3) Subsistema de procesamiento de información: este subsistema permite producir y distribuir la información requerida por los usuarios del sistema.
5. Funciones de un Sistema de Información
Se pueden clasificar las funciones de un sistema de información como sigue:
1) Procesamiento de transacciones: el procesamiento de transacciones consiste en la captura, clasificación, ordenación, resumen y almacenamiento de datos.
2) Definición de archivos: consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de las transacciones. Considerando: estructura u organización adecuada (base de datos o archivos), acceso y actualización de los datos y la definición de los
dispositivos apropiados para el almacenamiento.
3) Mantenimiento de archivos: involucra las operaciones de: inserción, modificación y eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
4) Procesamiento de consultas: se refiere a consultas interactivas usando sistemas de administración o manejo de base de datos y lenguajes de interrogación (SQL).
5) Mantenimiento e integridad de los datos: su función es proteger los datos contra accesos indebidos y contra modificaciones no autorizadas.
6) Generación de reportes: existen diferentes tipos de reportes que pueden ser generados por un sistema de información, dependiendo de la naturaleza del mismo. A continuación se detallan:
a) Reportes de errores: este tipo de reportes se preparan para que detecte aquellos errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de las transacciones.
b) Reportes de actividad: este tipo de reportes proporciona información sobre las actividades de la organización. No sirven para la toma de decisiones. Ejemplo: Listado de empleados.
c) Reportes regulares: estos reportes están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos de tiempo definidos y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
d) Reportes de excepción: estos reportes son útiles para controlar situaciones anormales, pues señalan la ocurrencia de condiciones “fuera de límite”. Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la situación anormal.
e) Reportes no planeados: son aquellos reportes requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se requieren.
f) Reportes especiales: requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas. No tienen formato predefinido y pueden no generarse automáticamente. Involucran el uso de modelos que responden a interrogantes como “Que ocurre si...”.
6. Enfoques para el desarrollo de Sistemas de Información
Existen varios enfoques para el desarrollo de Sistemas de Información, entre estos tenemos los siguientes:
1) Enfoque Independiente: Este enfoque proporciona independencia entre los diferentes sistemas de información, en el cual los computadores se encuentran en forma aislada y anárquica.
Ventajas:
- Independencia tecnológica entre equipos
- Confidencialidad de los datos e información
- Si falla un equipo, los demás no se afectan
Desventajas:
Inevitable redundancia de datos, programas y equipos
2) Enfoque Centralizado: Bajo este enfoque los datos están agrupados en una base de datos, administrada por una Unidad Funcional denominada generalmente Centro de Computación
Ventajas:
- Permite el control total de los datos y existe uniformidad de información y programas
- Intercambio de información
Desventajas:
- Al fallar la base de datos, todo el sistema falla.
3) Enfoque Distribuido: Este enfoque es una combinación de los enfoques anteriores. En el los computadores, programas y datos son propios e independientes; pero están relacionados. En el Centro de Computación existe un a o varias bases de datos que agrupan los datos básicos de los diferentes sistemas
Ventajas:
- Reducción de costos debido al uso de minis o micros
- Compartición de recursos
- Facilidad de extensión del equipo
- Tiempos de respuesta más cortos
- Ayuda a la organización a manipular la información
- Distribución de la carga de procesamiento de datos
- Confiabilidad debido a que las fallas en un equipo no paralizan al sistema total, y se disminuye la redundancia de programas y datos
Desventajas:
- Complejidad global del sistema
- La seguridad de los datos es un problema difícil de controlar
- La administración descentralizada puede originar un aumento de personal, equipo y aplicaciones; por tanto puede ser difícil de controlar.